Migration de données : gestion des risques

    Parmi les sujets qui cristallisent les appréhensions lorsqu’on change de logiciel, on compte celui de la migration de données. De même, jongler entre plusieurs applications implique forcément à un moment d’intégrer les informations de l’une vers celle qui permet l’analyse la plus complète ou la meilleure exploitation des données. Vous serez donc indubitablement amené à effectuer cette opération délicate et à supporter les inquiétudes qui vont avec : est-ce que mes données ne  vont pas être détruites ou détériorées ? Combien de temps allons-nous être ralentis, voire bloqués dans notre activité durant la migration ? Allons-nous perdre une partie des informations ? Allons-nous retrouver nos informations en bon état ?

    À toutes ces questions, Ogust apporte une solution pour la migration initiale de vos données et pour celles qui suivront (lorsque vous souhaiterez intégrer les informations d’un logiciel non lié à votre application de gestion, par exemple) : les importations.

    Migration de données et risque

    La migration de données est le transfert des données brutes (saisies) et traitées (calcul par exemple) d’un logiciel vers un autre, de manière massive, rapide et unique. On parle aussi d’export ou d’extraction de données (généralement vers un fichier au format XML ou CSV, lisible à partir d’un tableur de type Excel) et d’importation quand on injecte les données dans le nouvel outil via un fichier XML ou CSV.

    La migration de données intervient principalement dans 4 cas :

    • Le changement de logiciel lorsque votre ERP ou CRM devient obsolète ou qu'il gènère des incidents dans la gestion de votre activité,
    • L’intégration de données d’une application vers un autre logiciel. Vous pouvez par exemple vouloir importer vos contacts LinkedIn dans votre base Prospects.
    • La fusion de 2 sociétés après une fusion-acquisition par exemple,
    • La migration de l’application vers le Cloud lorsque vous optez pour la version SaaS de votre logiciel jusqu’alors On premise.

    La difficulté principale de la migration de données est la conversion des données dont le format et la structure sont généralement différents entre les outils informatiques. Il est donc nécessaire de réaliser un traitement de grande précision pour convertir les données préalablement à la migration elle-même.

    Il est à noter que chez certains éditeurs, il est très difficile de récupérer ses données dans un format facilement exploitable. Renseignez-vous avant de souscrire sur la disponibilité de vos données dans un format lisible !

    Lors de l’injection des données, 3 risques de perte de données peuvent se présenter :

    • Les données d'origine sont corrompues : une partie des informations sont illisibles, ce qui les rend inutilisables par le logiciel devant les accueillir. 
    • Les données d'origine sont incomplètes et ne permettent pas une exploitation simple : Il faudra dans ce cas, compléter les données manuellement avant import. 
    • Le format de données est inexploitable : certains éditeurs vous mettent à disposition des exports dans des formats non interprétables sans disposer du mode d'emploi, qui n'est jamais fourni par ailleurs.

    La solution d’import de données d’Ogust

    Rendre ses utilisateurs autonomes et agiles grâce à des solutions techniques pratiques  a toujours été dans les préoccupations d’Ogust. C’est pour cela que l’équipe a créé un outil d’import pour vous aider à importer des données d’applications que vous utilisez, mais qui ne sont pas liées à votre logiciel de gestion Ogust.

    La migration initiale de vos données représentant un certain nombre de risques majeurs comme nous l’avons mentionné plus haut, nous vous assistons sur les opérations d'import.

    L’importateur de données concerne un certain nombre de modules tels que : fiches clients, fiches intervenants, catalogue de prestations et tarifs, contrats, factures, règlements, secteurs, tiers-payeurs et plans d'aide, plannings, etc.

    Cet utilitaire fait partie des options avancées. Il faut donc l’activer préalablement dans les options de votre Ogust.

    Pour préparer la conversion des données, vous pouvez télécharger les matrices correspondantes à la structure de la table de données concernée (prospects, clients, candidats, salariés, contrats clients, interventions, factures et règlements, offre de prestations et tarifs). Nous vous indiquons le format et les informations attendues dans chacune des colonnes ainsi qu'un exemple. 

    L’ensemble de la procédure est assez simple et peut être réalisée par toute personne utilisant l’outil Ogust sans difficulté, d'autant plus qu'il n'est pas possible de faire "n'importe quoi" car le validateur contrôlera votre fichier et vous indiquera les anomamies rencontrées, que vous pourrez corriger avant de retenter l'opération. L'aide en ligne vous accompagne ainsi que notre équipe support.

    Nous restons aussi à votre disposition pour répondre à vos questions sur cet outil.

    L’innovation est dans l’ADN d’Ogust tout comme l’Humain. Ainsi, Ogust vous accompagne dans votre transformation numérique et vous apporte son soutien dans la réorganisation de vos processus pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier. Vous souhaitez bénéficier ou participer à la création de ces innovations d'usage dans le secteur des services à domicile : contactez-nous !

     

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